A carta assume funções e nomenclaturas diferenciadas: ofício para comunicações externas e memorando (MEMO ou CI) para comunicações internas.
Ofícios de solicitação e requerimento.
Esse tipo de carta inclui toda espécie de documentos ligados a transações comerciais, industriais, financeiras e profissionais.
O ofício serve para informar, solicitar, requerer, encaminhar, convidar.
Diferentemente da carta social, o ofício será lido por pessoas da sua relação profissional, muitas vezes seus superiores hierárquicos. Portanto, deve ser escrito em linguagem formal, distante, que transmita de forma clara, direta e precisa a mensagem pretendida.
Não se trata de escrever muito ou pouco, mas, tão somente, de apresentar as informações necessárias
A forma de tratamento deve ser adequada ao cargo que ocupa o destinatário, usando-se os pronomes de acordo com as normas recomendadas e abreviando-os (Ilmo. Sr., V. Sa. V. Exa.).
Como tudo que é excessivo, uma linguagem muito rebuscada cheia de floreios e sentimentalismos, caiu em desuso. Então, atenção especial para os fechos que, em cartas, geralmente demonstram cortesia. Frequentemente, são utilizadas expressões, como: Atenciosamente, Respeitosamente, Cordialmente.
Fechos do tipo:
- Sendo o que se apresenta para o momento;
- No aguardo de suas breves notícias;
- Aqui vai o meu cordial e atencioso abraço;
- Aguardando com interesse, renovo meus protestos de estima e consideração, são altamente inadequados.
Quanto à assinatura, ela vem logo após o fecho, colocando-se sob o nome de quem assina a função ou cargo que ocupa. Dispensa-se o traço para a assinatura.
Veja um exemplo:
Contato: (34) 99149 2401
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